Informationen für Arbeitgeber – Excel-Liste ausfüllen
Damit Mitarbeitergutscheine im LocalBon-System korrekt aufgeladen werden können, müssen die Beträge zunächst in eine vorbereitete Excel-Aufladeliste eingetragen werden. Diese Liste enthält bereits die Gutscheincodes Ihrer Mitarbeiter. Sie ergänzen lediglich die Beträge und – falls gewünscht – zusätzliche Angaben wie Mitarbeitername oder Personalnummer.
Wichtig ist, dass die Struktur der Excel-Datei unverändert bleibt. Nur so kann das System die Datei später fehlerfrei verarbeiten, wenn Sie sie im Arbeitgeberbereich hochladen.
Auf dieser Seite erklären wir Ihnen, welche Felder zwingend ausgefüllt werden müssen und welche Angaben optional sind.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 1
Zur Aufbuchung von Mitarbeiter-Gutscheinen erhalten Sie von uns eine vorbereitete Excel-Liste (siehe Muster), die Sie bitte entsprechend vervollständigen und als Datei abspeichern.
Die Aufladeliste kann beliebig oft im Monat verwendet werden, z.B. wenn Sie zum Monatsbeginn aufladen und im laufenden Monat kommt ein neuer Mitarbeiter ins Team. Bitte ergänzen Sie dann die Liste und stellen die Werte der bereits aufgeladenen Gutscheine auf 0,00. Durch Hochladen der neuen Liste können Sie Buchungen im laufenden Monat jederzeit ergänzen. Wir empfehlen, die Aufbuchlisten mit entsprechender Dateibezeichnung abzulegen.
Die Formatierungen der Tabelle / der Felder dürfen nicht geändert werden!
Schritt 2
Die Gutscheincodes werden von uns bereits eingetragen. Sie können jederzeit ergänzt werden.
Schritt 3
In Spalte B werden die aufzubuchenden Beträge eingetragen. Bei Gutscheinen, auf die kein Wert aufgebucht werden soll, bitte einfach Wert 0,00 eingeben.
Schritt 4
Das Datum (Spalte C) dient lediglich zu Ihrer Information. Es ist das Datum, zu dem der Gutschein im System erstellt wurde. Die Buchungen werden im System mit dem tatsächlichen Datum/Zeitstempel registriert.
Schritt 5
Die User-ID (Spalte D) wird von uns eingetragen. Sie muss in allen Zeilen mit Gutscheincodes ausgefüllt sein.
Sollten Gutscheincodes ergänzt werden, bitte in Spalte D auch die User-ID ausfüllen.
Schritt 6
Die Spalten E, F und G sind optional. Wir empfehlen diese auszufüllen, damit eine korrekte Zuweisung der Gutscheine zum jeweiligen Mitarbeiter erfolgen kann. Die Inhalte werden nicht im System gespeichert. Sie erscheinen lediglich als Text unter Anmerkungen in der Buchungsliste.
Sollten Sie hier keine korrekten Angaben machen wollen, müssen die Felder mit allgemeinen Inhalten gefüllt werden (im Zweifel ein x eintragen)
Speichern Sie die fertige, zum Aufbuchen hochgeladene Datei zur Dokumentation lokal auf Ihrem Rechner ab.
Download der Schritt-für-Schritt-Anleitung als PDF zum Ausdrucken.
Weitere Anleitungen für Arbeitgeber
Im Arbeitgeberbereich finden Sie weitere Anleitungen zur Verwaltung und Aufladung von Mitarbeitergutscheinen im LocalBon-System.
Gutscheine aufladen
So laden Sie Mitarbeitergutscheine mit der vorbereiteten Excel-Datei im System auf.
→ Zur Anleitung „Gutscheine aufladen“
Buchungen und Berichte prüfen
Hier finden Sie eine Übersicht über Ihre Aufladungen sowie detaillierte Einzelnachweise im System.
→ Zur Anleitung „Buchungen und Berichte prüfen“
Einzelne Gutscheine manuell buchen oder korrigieren
So passen Sie einzelne Gutscheine direkt im System an oder führen Korrekturbuchungen durch.
→ Zur Anleitung „Einzelne Gutscheine manuell buchen oder korrigieren“
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Alle Anleitungen und Hilfethemen für Arbeitgeber finden Sie gesammelt auf der Übersichtsseite des Support-Hubs.
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