Stadtgutschein-Systeme rechtskonform betreiben – Abrechnung, Datenschutz & ZAG einfach erklärt

Werbegemeinschaften müssen bei Stadtgutscheinen drei Punkte sicherstellen: eine klare und prüfbare Abrechnung, einen sauberen Umgang mit personenbezogenen Daten und ZAG-Konformität. So bleiben Systeme rechtssicher, vertrauenswürdig und langfristig stabil.

Viele Werbegemeinschaften betreiben Stadtgutscheine erfolgreich. Doch Unsicherheit bleibt oft bei Abrechnungspflichten, Datenschutz und ZAG-Konformität. Fehler hier sind nicht „Kleinigkeiten“. Sie gefährden Vertrauen, Rechtssicherheit und die Akzeptanz bei Händlern und Verwaltungen. In diesem Beitrag klären wir, worauf es wirklich ankommt – klar, praxisnah und ohne juristische Nebelwand.

Was bedeutet ZAG-Konformität bei Stadtgutscheinen?

ZAG-Konformität stellt sicher, dass ein Gutscheinsystem rechtlich nicht als reguliertes Zahlungsinstrument gilt. Für Stadtgutscheine ist vor allem wichtig: klar begrenztes Akzeptanznetz, eindeutige Einlösung und rechtlich saubere Systemstruktur.

Das Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) legt fest, wann ein Gutschein noch als zulässige Ausnahme gilt – und wann er zur regulierten Finanzdienstleistung wird. Für Stadtgutscheine ist entscheidend, dass das Netzwerk klar abgegrenzt ist und nur definierte Akzeptanzstellen teilnehmen. Auch technische Umsetzung und Systemlogik müssen das widerspiegeln. Das sorgt für Sicherheit, einfache Umsetzbarkeit und Entlastung der Verantwortlichen.

Hintergrund:

Hintergrund ist, eine klare Abgrenzung zu herkömmlichen Zahlungsdiensten zu schaffen, ohne unter die E-Geld-Definition zu fallen. Solche Zahlungsmittel benötigen keine Banklizenz und unterliegen weniger strengen Aufsichtspflichten, obwohl sie digital speichern, da sie nicht als allgemeines Zahlungsmittel gedacht sind.

Eine wesentliche Voraussetzung ist, dass Stadtgutscheine nur in einem begrenzten Netzwerk (Limited Network) einlösbar sind. Nach dem deutschen Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) (§ 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG) ist ein System von Zahlungsinstrumenten, das nur den Erwerb von Waren oder Dienstleistungen bei einer kleinen, klar definierten Gruppe von Anbietern erlaubt (z.B. innerhalb eines Einkaufszentrums oder einer Stadt oder definierten Region) und daher keine vollwertige Zahlungsdienstleistung im Sinne des Gesetzes darstellt und somit keine Erlaubnispflicht besteht, aber spezielle Regeln und eine Anzeigepflicht bei der BaFin hat.

Digitale Systeme arbeiten mit klar hinterlegten Händlerstrukturen. Nur registrierte Akzeptanzstellen können buchen. Bei LocalBon ist die Trennung besonders konsequent. Jede Stadt bzw. Region erhält eine eigene, vollständige Softwareinstanz.
Damit ist der Nachweis eines „begrenzten Netzwerks“ technisch 100 % sauber und rechtlich klar abgesichert.

👉 Mehr zu den gesetzlichen Grundlagen erfährt man im BaFin-Merkblatt: >hier
👉 Die Definition des relevanten Paragrafen steht hier:

Wie funktioniert eine rechtssichere Abrechnung im Stadtgutschein-System?

Rechtssichere Abrechnung bedeutet: jede Einlösung ist transparent dokumentiert, abrechenbar, eindeutig zuordenbar und für jede Stelle klar nachvollziehbar.

Werbegemeinschaften tragen Verantwortung. Händler verlassen sich darauf, dass sie korrekt abrechnen können. Kommunale Partner erwarten Transparenz. Eine solide Systemstruktur sorgt für revisionssichere Transaktionsdaten, saubere Händlerabrechnung, klare Belegführung und eine stabile finanzielle Steuerung. Idealerweise passiert das in einer eigenständigen Softwareinstanz ohne Vermischung mit Fremdsystemen. Das schafft Vertrauen und reduziert Bürokratie.
👉 Für ein modernes, klar strukturiertes System lohnt ein Blick in unsere Übersicht zu Gutscheinsystemen für Werbegemeinschaften: >hier
👉 Wenn ihr prüfen wollt, welches Systemmodell passt, hilft dieser Leitfaden: >hier

Warum spielt Datenschutz eine so große Rolle?

Datenschutz schützt Teilnehmer, stärkt Vertrauen und verhindert rechtliche Risiken. Wer ein Gutscheinsystem betreibt, muss Daten sparsam, sicher und zweckgebunden verarbeiten.

Ein Stadtgutschein wirkt nur dann positiv, wenn Händler, Bürger, Arbeitgeber und Verwaltung Vertrauen haben. Missverständnisse entstehen oft nicht durch bösen Willen, sondern durch unklare Prozesse. Wichtig sind: datensichere Speicherung, klare Rollen- und Zugriffsrechte, transparente Kommunikation und konsequente Umsetzung von DSGVO-Grundprinzipien. So bleibt das System modern, vertrauenswürdig und professionell.

Welche Risiken drohen bei Verstößen?

Fehler in Abrechnung, Datenschutz oder ZAG können zu rechtlichen Problemen, Vertrauensverlust, Imageschäden und im Ernstfall zu behördlichen Eingriffen führen.

Wer glaubt „Bisher ging es ja gut“, verschätzt sich. Rechtliche Anforderungen werden genauer geprüft. Medien sind sensibel. Händler reagieren empfindlich, wenn Geldflüsse oder Regeln nicht transparent sind. Kommunen erwarten Professionalität. Wer hier sauber arbeitet, schützt sein System – und seine eigene Organisation. Wer es ignoriert, riskiert unnötige Konflikte.

Wie bleiben Werbegemeinschaften in der Praxis rechtskonform?

Mit einem sauberen System, klaren Strukturen und professioneller Begleitung. Technik, Recht und Praxis müssen zusammenpassen.

Rechtskonformität ist keine einmalige Aufgabe. Sie ist ein laufender Prozess. Wichtig sind: ein System, das ZAG-konforme Rahmenbedingungen technisch und organisatorisch unterstützt, klare Dokumentation, verlässliche Händlerabrechnungen und ein transparenter Umgang mit Nutzerdaten. Wer das strukturiert angeht, macht das Gutscheinsystem stabil – und stärkt die Rolle seiner Werbegemeinschaft.

Fazit – Was sollten Werbegemeinschaften jetzt tun?

Wer Stadtgutscheine betreibt, braucht Rechtssicherheit. Klare Abrechnung, saubere Datenprozesse und ZAG-Konformität sind Pflicht. Wer das früh sauber regelt, spart Nerven, stärkt Vertrauen und macht sein System zukunftsfähig.

Zusammenfassung

Stadtgutscheine müssen rechtssicher sein. Wichtig sind ZAG-Konformität, transparente Abrechnung und Datenschutz. Wer strukturiert vorgeht, schützt sein System, stärkt Vertrauen und hält Behördenanforderungen ein.